Envoi automatique de PDF par e-mail / Imprimante PDF

Après avoir créé un fichier PDF, l'imprimante PDF peut être configurée de manière à envoyer automatiquement ce fichier PDF avec Outlook, un serveur Exchange ou via un serveur IMAP par e-mail. Nous voulons vous montrer comment cela fonctionne ici. Ensuite, ci-dessous, vous trouverez également une description de la manière d'envoyer des fichiers PDF directement par e-mail, car à partir de la version 12, ces options de configuration sont également disponibles.

Mais venons d'abord aux possibilités de travailler avec VBScript plutôt que directement. Pour cela, nous utilisons le gestionnaire d'événements VBScript intégré de notre imprimante et l'API MAPI pour adresser Outlook. À titre d'exemple, vous pouvez également coordonner un serveur Exchange ou un serveur IMAP (voir l'exemple de téléchargement en bas), comme mentionné en ajustant quelques lignes de code! L'exemple présenté est destiné à vous aider à réaliser cette automatisation.

Veuillez noter que cet exemple nécessite une licence de l'édition professionnelle, c'est-à-dire un fichier license.xml Professional, car le gestionnaire d'événements ne peut être utilisé qu'à partir de l'édition professionnelle.

Dans notre exemple, nous configurons notre imprimante PDF dans l'onglet "E-Mail" de la fenêtre de dialogue Options, et nous donnons déjà à l'imprimante PDF l'adresse e-mail, l'objet et le corps du destinataire. Pour les coupures dans le corps du texte, nous utilisons du code HTML et le célèbre <br> Balise HTML. Au lieu de spécifier ce correctif d'informations, vous pouvez également le lire dynamiquement depuis Active Directory via VBScript et LDAP. C'est également possible avec quelques lignes de code. Fondamentalement, vous pouvez puiser dans n'importe quelle source de données, puis l'intégrer dans le processus dans le codage VBScript, qui est répertorié ci-dessous, et ainsi agir de manière encore plus flexible. Pour notre exemple, nous nous limiterons à une configuration fixe qui est stockée dans l'imprimante PDF.

Illustration: configuration de messagerie fixe du destinataire, du sujet et du texte.

Nous arrivons ensuite au gestionnaire d'événements de l'imprimante PDF. Nous pouvons exploiter cela en utilisant un petit script de macro dans VBScript. Nous mettons la macro dans le dossier Macros de l'imprimante PDF. C'est toujours dans le chemin d'installation de l'imprimante PDF. Donc surtout sous:

Illustration: Nous enregistrons le code VBScript dans le dossier Macros sous mapi.vbs

Nous arrivons au code réel de notre exemple, que nous avons enregistré dans le répertoire Macros du fichier VBS mapi.vbs comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessus.

Dim global_success

Sub OnSuccess()
	global_success = true
End Sub

Sub OnAfterPrint()
		
	If global_success Then
		
		Rem -- Get the file name from the command line
		fn = Context("OutputFileName")

		Rem -- Get access to the Outlook application
		Set ol = CreateObject("Outlook.Application")
		Set ns = ol.getNamespace("MAPI")

		Rem -- Create the new mail
		Set newMail = ol.CreateItem(olMailItem)

		Rem -- Build eMail and attach the pdf file
		newMail.To = Context("Config")("emailto")
		newMail.Subject = Context("OutputFileName") + " " + Context("Config")("emailsubject")
		newMail.HTMLBody = Context("Config")("emailbody")
		newMail.Attachments.Add fn

		Rem -- Display the new message
		newMail.Display
		
		Rem --  Del PDF
		Rem -- Set objFSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
		Rem -- objFSO.DeleteFile(Context("OutputFileName"))
		
	Else
		
		MsgBox "An error has occurred. Please try again!"
		
	End If

End Sub

Que fait le script? Dans le codage, nous voyons deux événements de l'imprimante PDF, OnSuccess() et OnAfterPrint(). Si la création du PDF réussit, une variable globale global_success est définie sur TRUE dans OnSuccess().

Ceci est réagi dans OnAfterPrint() et, en cas de succès, le MAPI d'Outlook est résolu. À partir de la configuration de l'imprimante PDF, le destinataire du courrier fixe, le sujet et le corps du texte sont déterminés et le MAPI est rempli par Outlook. En tant que pièce jointe, le descripteur de fichier fn est placé sur le fichier PDF précédemment créé par l'imprimante PDF et joint au courrier électronique. Enfin, l'e-mail est automatiquement appelé dans Outlook. Au lieu de newMail.Display, on aurait pu effectuer l'envoi automatique avec newMail.Send. Les lignes inférieures commentées du code VBScript supprimeraient le fichier PDF précédemment créé par l'imprimante PDF.

Comme déjà mentionné, l'exemple ci-dessus ne doit vous fournir qu'une introduction et illustrer les possibilités de notre imprimante PDF. Avec quelques lignes de code, vous pouvez utiliser l'imprimante PDF le plus efficacement possible et automatiser de nombreux processus liés à la génération de PDF. Et vous n'avez pas besoin d'outils supplémentaires, juste notre imprimante PDF.

Optimisez vos processus d'impression avec le plug-in 7-PDF Mailer

En intégrant le plug-in 7-PDF Mailer dans votre imprimante 7-PDF, de nouvelles opportunités s'offrent à vous pour contrôler précisément vos processus d'impression. Ce plug-in permet l'intégration transparente de commandes externes (codes de contrôle) pour gérer vos opérations d'impression avec précision. Une fois que le plug-in est lié à une instance de votre imprimante 7-PDF, vous pouvez incorporer ces codes de contrôle dans vos travaux d'impression. Ces codes peuvent être insérés directement dans le texte imprimé ou dans les formulaires d'impression provenant de systèmes tels que ERP, CRM ou WaWi. Avec seulement quelques codes de contrôle simples, vous pouvez, par exemple, envoyer des travaux d'impression directement par e-mail, ce qui vous permet de personnaliser le texte de l'e-mail et bien plus encore. Une vue d'ensemble complète de tous les codes de contrôle disponibles, y compris @@to, se trouve dans la documentation ultérieure.

Envoyez directement le PDF par e-mail via SMTP

Depuis la version 12, notre imprimante PDF offre des options de paramétrage avec lesquelles les fichiers PDF générés peuvent être envoyés directement via SMTP! Vous pouvez trouver les options de configuration pour cela ici. La différence avec les options répertoriées ci-dessus est que vous pouvez vous passer complètement de VBScript. Vous pouvez également utiliser les nouveaux paramètres pour modifier le serveur SMTP lors de l'exécution dans un VBScript. Les paramètres ne peuvent également être définis de manière permanente que dans les fichiers de configuration (fichiers INI) de l'imprimante PDF. Cette possibilité doit également être soulignée lors de l'installation d'une instance d'imprimante réseau PDF pour l'envoi direct des fichiers PDF générés par e-mail!

En tant que client, vous décidez laquelle des options répertoriées ici vous convient. L'imprimante PDF offre au moins les bonnes options de configuration pour l'impression PDF et l'envoi ultérieur par e-mail pour chaque application.

Déterminez le courrier électronique à partir des données d'impression et envoyez-le automatiquement

Avec notre exemple de macro VBScript "pdfmailer.vbs" présenté ici, nous aimerions vous montrer comment vous pouvez envoyer une impression automatique de facture à partir, par exemple, d'un système ERP directement aux destinataires par e-mail, et l'adresse e-mail nécessaire du destinataire de la facture est obtenue à partir des données d'impression.

Envoyer un PDF avec Outlook si nécessaire par l'utilisateur

Vous pouvez les trouver sur cette page un exemple de la façon d'envoyer un PDF généré directement avec un petit programme VBScript. C'est similaire à l'approche décrite ici mais ne fonctionne pas comme une macro. Une exécution peut non seulement être configurée globalement, mais également individuellement. C'est à dire. qu'un utilisateur peut contrôler en exécutant spécifiquement le programme VBScript lorsqu'il souhaite transférer un PDF généré vers Outlook et l'envoyer avec lui.

Exemple de téléchargement de fichier

Vous pouvez télécharger l'exemple de code (mapi-outlook.zip) ici. De plus, nous avons fourni un exemple (send-mail-via-googlemail.vbs.zip) à télécharger, qui montre comment vous pouvez utiliser le serveur Gmail IMAP pour envoyer des fichiers PDF au lieu d'Outlook. Assurez-vous de copier le fichier VBS qui vous convient dans le dossier Macros de l'imprimante PDF comme indiqué ci-dessus!