Archivage PDF à long terme - enregistrez des documents au format PDF/A

Sous le mot-clé «Archivage PDF/A à long terme» (PDFA) , les entreprises, les tribunaux, les avocats ainsi que les autorités cachent un format de fichier très important pour le stockage conforme aux lois des documents numériques et électroniques . Parce que ce n'est qu'au format d'archivage à long terme PDF / A que les documents électroniques au format PDF sont conservés légalement ou à l'épreuve des révisions.

Pourquoi utiliser PDF / A pour l'archivage à long terme de documents numériques?

La base technologique du format PDF / A à long terme est la norme ISO fixée en 2005. Cependant, cela a depuis été étendu à plusieurs reprises. En plus de la norme PDF / A-1 établie à l'origine en 2005, d'autres variantes étendues telles que PDF / A-2 et PDF / A-3 ont été définies au fil des ans. Les améliorations technologiques apportées à ces variantes de l'archivage à long terme PDF / A prennent en charge non seulement les formats de page plus grands, mais également les nouveaux formats graphiques tels que JPEG 2000 et peuvent également enregistrer des données supplémentaires sous forme de XML. Cependant, par rapport au format PDF normal, tous les formats ont en commun ou, surtout, qu'ils contiennent «de manière cohérente» les éléments pertinents dans la reproduction de leur représentation. La norme d'archivage des documents numériques PDF / A permet de «visualiser» les documents PDF conservés de cette manière, légalement et sans risque de révision, même dans un avenir lointain. Particulièrement pour les tribunaux, les autorités, les institutions ecclésiastiques avec de longues périodes de conservation, la norme ISO PDF / A est un processus d'archivage indispensable pour toutes les variantes possibles de documents numériques .

Mais les entreprises bénéficient également de la norme PDF / A lors de la numérisation de leurs processus commerciaux et du stockage de la correspondance ou de la documentation d'entreprise critique, qui, entre autres, est également soumise à des périodes de conservation prescrites par la loi .

Numérisation correcte: imprimante PDF avec prise en charge PDF / A

Sur la base des faits énumérés ci-dessus, nous avons créé une extension fonctionnelle pour notre imprimante PDF qui leur permet de générer des documents numériques au format d' archivage à long terme PDF / A. Plus précisément, nous fournissons le format PDF / A-1b standard dans notre imprimante PDF comme format de sortie. Cependant, les nouveaux formats PDF / A-2b et PDF / A-3b sont déjà proposés expérimentalement. Les documents créés de cette manière contiennent des propriétés descriptives supplémentaires, des polices utilisées et des informations sur le jeu de couleurs utilisé (RVB / CMJN) après leur génération. Les documents générés numériquement au format PDF / A ont donc généralement une taille de fichier plus grande que leurs documents frères normalement disponibles au format PDF.

Comment créer des documents conformes PDF / A avec notre imprimante PDF en seulement trois étapes!

Abbildung: PDF/A konforme Dokumente mit unserem PDF Drucker in nur drei Schritten erstellen!

1. Imprimez le document actuel dans Word 2016 à l'aide de "Imprimante 7-PDF".
2. Dans la boîte de dialogue d'impression sous "Document", nous sélectionnons le format "PDF / A-1b" puis nous appuyons sur "Enregistrer".
3. Le document PDF / A généré est affiché dans Acrobat Reader et est formaté au format PDF / A.

Numérisation conforme à la loi: notre logiciel automatise l'archivage PDF / A à long terme pour vous!

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Captures d'écran de notre imprimante PDF

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